Михаил Перегудов — основатель Партии еды. 21 ноября 2014
Создание меню: бизнес-процесс
Создание меню: бизнес-процесс
Рассказываю, как творческий процесс придумывания рецептов вмещать в жесткие рамки бизнеса
Историческое фото со съемок первого меню
Первое меню «Партии еды» мы с Мишей и Денисом снимали на даче у моих родителей.

Я (но в основном моя мама) искал доски для фона, красил, экспериментировал с цветами. Миша покупал продукты, Денис искал реквизит, зависал на сайтах известных фуд-фотографов. После двух дней подготовки, в день съемки мы приготовили и отсняли 20 блюд (10 классических и 10 вегетарианских — на две недели вперед). К концу дня валились с ног, но было весело и получился хороший материал.

Снимки получили от Дениса через неделю — несколько сотен. Пару ночей с дизайнером составляли рецепты, путаясь в блюдах, ингредиентах и этапах приготовления. Много экспериментировали, пробовали, переделывали, потратили время. Зато рецепты получились красивые и понятные:

Передняя сторона испанской паэльи
Обратная сторона испанской паэльи
А теперь представьте: каждую неделю нужно создавать 10 новых блюд и рецептов (5 классических и 5 вегетарианских). Придумывать, утверждать, считать себестоимость, калорийность, БЖУ, закупать товар, готовить, фотографировать, писать, верстать и печатать рецепты, публиковать меню на сайте, в соц. сетях и проч. Каждую неделю. Без повторов, без перерывов, без опозданий.

Эт не творчество, это бизнес-процесс. А точнее творчество, загнанное в жесткие рамки бизнес-процесса. В последующие несколько недель мы создали бизнес-процесс «Создание меню», кардинально изменивший наш подход. Вот он в виде схемы:

У этого процесса несколько особенностей:

  • Несколько глубоко вовлеченных сотрудников: шеф-повар, су-шеф, диетолог, фотограф, дизайнер-верстальщик
  • Участвует сторонний подрядчик: типография
  • Процесс включает творческую составляющую (на этапах «Предложение» и «Съемка»)
  • Наконец: процесс должен повторяться каждую неделю без сбоев и опозданий
В виде текстового описания процесс сейчас выглядит так:
1
Все желающие накидывают идеи для меню в «Базу идей» (шеф-повар, диетолог, сотрудники и даже некоторые клиенты). Постепенно там собираются пометки, мысли, предложения
2
Когда приходит время, шеф-повар составляет «Предложение» по меню на неделю, исходя из собственных предпочтений и опираясь на «Базу идей»
3
После обсуждения и доработок внутри компании (с участием диетолога) меню утверждается. Шеф-повар делает калькуляцию и ТТК на каждое блюдо, составляет поэтапные рецепты приготовления.
4
Отдел закупок формирует заказ для поставщиков согласно ТТК (отдельно прописанный процесс)
5
В день съемки шеф-повар готовит, а фотограф снимает меню, опираясь на рецепты, составленные в предыдущем пункте. Помимо итогового блюда, фотограф снимает каждый из этапов, описанных в рецепте. Съемка меню — отдельно описанный бизнес-процесс.
6
Дизайнер-верстальщик на основе написанных рецептов и отснятого меню создает набор файлов, из которых получаются конечные материалы

Вот 4 решения, которые помогли нам существенно оптимизировать этот процесс:

Решение 1. Снимать меню на две недели за один день

Два раза в месяц мы арендуем кулинарную студию и весь день готовим и снимаем. Получается 20 блюд за день — этого хватает на две недели. Тратим весь день, зато следующие две недели не думаем об этом.

Шеф за работой
Одна из лучших наших идей — устраивать из таких дней фирменные дегустации для клиентов и просто гостей. Мы провели 8 таких вечеринок и каждый раз это были потрясающие теплые вечера.

Дегустации «Партии еды» стали знамениты, запись ведется на месяц вперед. Про них следующий отдельный пост в блоге.

Решение 2. Назначить ответственного

У любого процесса должен быть «хозяин». Есть сотрудник, который отвечает за то, чтобы каждый четверг в 11.00 везде публиковалось новое меню. По совместительству, он же отвечает за дизайн, верстку и печать рецептов. Это важный момент: я точно знаю, кто отвечает за появление (или непоявление) меню и рецептов и могу не думать об этом постоянно.

Решение 3. Организовать прямое общение между участниками процесса

Хотя у процесса есть «хозяин», остальные не должны общаться только через него. Наоборот! Важно было создать общую среду, в которой каждый общался бы с каждым напрямую — без испорченного телефона или завязывания любой мелочи на «хозяине» процесса.

Мы реализовали эту возможность с помощью нашей системы управления проектами и облачных сервисов Google:

Карточка с обсуждением меню
Сотрудники видят, когда появляется нужная информация и напрямую берут ее из системы или запрашивают друг у друга. Любой участник процесса может зайти в борд, посмотреть какие задачи пришли в его столбец, выполнить их и перетащить дальше. Процесс децентрализован по зонам ответственности и не завязан на одного руководителя — потенциальное бутылочное горло. Все взаимодействуют напрямую и без напоминаний руководителя. Каждый сотрудник сам напоминает другому о сроках.

Решение 4. Унифицировать дизайн-макеты рецептов

В какой-то момент оказалось, что картинки и макеты, которые мы используем в разных каналах (на сайте, в емейлах, в соц. сетях, для типографии) немного отличаются. Хотя отличия были небольшие, дизайнер тратил лишние минуты в день и часы в неделю на создание макетов.

Просто унифицировав внешний вид макетов и разработав стандартные шаблоны, мы экономим 2 полных рабочих дня дизайнера в месяц.Это примерно месяц в год. В этом сила бизнес-процессов.

В результате четко отлаженного процесса (хотя его еще можно улучшать) каждую неделю клиенты «Партии еды» получают вкусное и великолепно оформленное меню. Я же узнаю об этом вместе с ними, не раньше и не позже, — процесс идет без моего участия. Что позволяет мне тратить время на настройку других важных процессов.


«Партия еды» — это бизнес про масштабирование. Несложно собрать красивую коробку с продуктами и доставить клиенту. Несложно собрать и доставить 50 коробок. В ближайшее время мы увидим на рынке десятки или сотни компаний, которые попробуют это сделать.

Доставить 500 коробок, 5 000 коробок или 50 000 коробок в неделю, и при этом сохранить качество — в этом заключается задача. Я уверен, что это невозможно сделать без:

  1. Стандартизированных бизнес-процессов
  2. Автоматизации этих процессов с помощью современных технологий
  3. Правильной корпоративной культуры
Убежден, эти три пункта — важнейшие для развития любой компании на потребительском рынке в долгосрочной перспективе. Сегодня мы в начале пути, мы маленькая компания. Но если хочешь стать большим, ты должен думать как большой, вести себя как большой. Ты должен готовиться заранее.

Мы готовимся к рывку. Стандартизация и автоматизация процессов — один из важнейших шагов. Скоро взлет.

Поделитесь этим постом с друзьями!